Полное руководство по автоматизации бизнес-процессов

Решение по автоматизации бизнес-процессов – это наиболее эффективный способ для предприятий оптимизировать, масштабировать и автоматизировать широкий спектр операций и функций, которые в настоящее время выполняются вручную. В операционном плане компании веками жонглировали временем и рабочей нагрузкой.
С тех пор как программное обеспечение стало облегчать работу персонала, автоматизация постепенно оказывала положительное влияние. Сейчас, в начале нового десятилетия, автоматизация бизнес-процессов (АБП) – это способ, с помощью которого компании могут совершить автоматический скачок вперед. Этот скачок сделает тех, кто еще не начал автоматизировать процессы, более эффективными, рентабельными и, в конечном счете, прибыльными.

**Что такое автоматизация бизнес-процессов (АБП)? **
Технологии и программное обеспечение могут быть использованы для автоматизации задач, которые традиционно выполнялись вручную. Таким образом, компании могут перераспределить персонал на более интересные и увлекательные задачи, оставив административные и рутинные задачи автоматизированным системам и технологиям.
АБП, которое не следует путать с управлением бизнес-процессами – многоуровневой дисциплиной, которая фокусируется на гораздо более широких и масштабных операционных процессах и управлении изменениями, – заключается в перестройке рабочих процессов, повышении их эффективности и, в конечном итоге, максимальном сокращении человеческого участия.

**Примеры решений по автоматизации бизнес-процессов **
АБП может быть внедрена во многих операционных областях бизнеса. Если вы зададите себе вопрос «Что такое бизнес-процесс?», то подумайте о рабочем процессе, включающем множество задач и, возможно, даже несколько различных систем. Наряду с некоторым человеческим вкладом, скорее всего, будет много того, что можно автоматизировать.

**Пример автоматизации бизнес-процессов №1: прием сотрудников на работу и HR **
Даже если в компаниях есть HR-отделы или они сотрудничают с HR-провайдерами для подбора персонала и приема на работу, это часто хаотичный и трудоемкий процесс. От размещения объявлений о вакансиях до обработки кандидатов и проведения собеседований. После того, как кандидату(ам) предлагают должность, бумажной работы становится еще больше.
Повседневные функции и операции HR также связаны с большим количеством бумажной работы. Все это отнимает время и энергию от более важной работы. Члены HR-команды слишком заняты выполнением рутинных задач, в то время как они могли бы играть более полезную роль в организации. Нынешние и новые сотрудники могли бы выполнять десятки других более полезных задач, но вместо этого они заполняют формы и тратят время на административные задачи. Напротив, применение решений по автоматизации процессов при оформлении на работу и в отделе кадров позволит сэкономить огромное количество времени и сотрудникам, и сотрудникам отдела кадров. Бизнес, таким образом, экономит деньги, поскольку время сотрудников будет использоваться более эффективно.

**Автоматизация бизнес-процессов Пример №2: Закупки и счета-фактуры **
Заказы на закупку и счета-фактуры – это еще одна трудоемкая и рутинная деятельность, которой финансовым командам приходится заниматься ежедневно. Она включает в себя множество переписок между отделами, членами команды и внешними поставщиками, которые могут включать бухгалтеров, компании по расчету заработной платы и поставщиков/продавцов.
С помощью решений по автоматизации процессов можно автоматизировать большую часть этой ручной работы. Конечно, программные системы не могут принимать решения о закупках и финансах. Это по-прежнему требует человеческого надзора и подписи, но автоматизация как можно большего количества процессов позволит финансовым командам переориентироваться на более ценную работу, повышая ценность организации, а не занимаясь перекладыванием форм.

**Преимущества решений по автоматизации бизнес-процессов для бизнеса **
Решения по автоматизации бизнес-процессов имеют множество преимуществ и выгод для компаний, включая следующие:

• улучшенная подотчетность, гарантирующая, что ничего не будет упущено или пропущено, а руководители будут иметь четкий контроль над тем, что происходит в каждой операционной области;
• квалифицированный персонал со специальными знаниями может тратить значительно больше времени на продуктивную и полезную работу вместо административных и рутинных задач, которые можно автоматизировать;
• значительное сокращение человеческих ошибок и других ошибок, которые могут привести к увеличению времени и затрат на выполнение задачи, которая могла бы быть выполнена быстрее при автоматизации;
• ведение и заполнение записей более точно при использовании автоматизированных процессов. Отсутствующие и неполные записи вызывают множество проблем, в том числе при хранении, обработке и использовании данных другими способами;
• благодаря автоматизации компании могут быть более уверены в соблюдении нормативных требований, особенно когда речь идет об управлении данными о клиентах. Предприятиям грозят крупные штрафы за нарушение целостности данных или любое их неправильное использование или ошибки, поэтому с автоматизацией вероятность того, что человеческая ошибка приведет к нарушению целостности данных или к злонамеренным и не отслеживаемым действиям против целостности данных, значительно снижается.

Конечно, существует множество других способов автоматизации бизнес-процессов в компаниях. Это зависит от того, в каком секторе/индустрии вы работаете, от объема уже имеющейся автоматизации и систем, а также от того, продает ли ваша компания продукты или услуги. Целый ряд факторов влияет на то, как компании переходят и внедряют автоматизацию бизнес-процессов.

**Области применения решений по автоматизации бизнес-процессов **
АБП может применяться практически в каждой операционной области. Некоторые сферы деятельности большинства предприятий уже более автоматизированы, чем другие, например, обслуживание клиентов. В то время как другие, такие как финансы и управление персоналом, все еще выиграют от притока автоматизированных решений и систем. Во многих отношениях не существует никаких ограничений и пределов для автоматизации бизнеса.

**Как шаг за шагом внедрять решения по автоматизации бизнес-процессов **
Прежде чем погрузиться в проект автоматизации, необходимо потратить время на следующие шаги. Либо своими силами, либо при поддержке ИТ- и стратегического партнера, обладающего опытом в этой области.
Для каждой операционной области и функции, которую вы хотите автоматизировать, получите четкое понимание каждой задачи, кто за нее отвечает, как выглядит рабочий процесс, каковы входные, проходные и выходные данные.
После того, как вы определитесь с этим и заручитесь поддержкой соответствующих заинтересованных сторон, установите четкие цели автоматизации и план действий по их достижению.

Для развертывания процесса внедрения и развития сотрудничайте со специализированным ИТ-партнером, обладающим опытом в этой области. Делайте это поэтапно. Решения по автоматизации процессов для бизнеса должны внедряться постепенно.
В рамках этого процесса необходимо проводить обучение, особенно когда работа сотрудников на передовой меняется, поскольку автоматизация берет на себя ту работу, которую они выполняли. Теперь члены команды могут работать над более важными и полезными задачами вместо рутинных административных обязанностей.
Двигайтесь вперед с долгосрочным мышлением, чтобы обеспечить внедрение этих изменений в рабочие процессы персонала, культуру компании, способы обслуживания клиентов и добиться максимального уровня окупаемости инвестиций.