Топ-10 (+1) функций, которыми должна обладать хорошая система управления бизнес-процессами (BPM)

Когда вы ищете BPMS или BPM-систему, у вас есть масса вариантов. Некоторые из них работают в облаке, другие - на месте. В одних цена устанавливается на одного пользователя, в других - единовременная плата. Некоторые требуют привлечения консультантов, другие можно сделать самостоятельно. Как отфильтровать все эти варианты, чтобы выбрать лучшую BPMS?

Что такое BPM-система?
Что делает BPM-система?
Особенности лучшей системы управления бизнес-процессамиItalic
**
Что такое BPM-система?**

Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать, проектировать, выполнять и поддерживать бизнес-деятельность и сотрудников, которые ею управляют, в различных отделах и физических местах. Эти программные решения разработаны для того, чтобы помочь предприятиям оптимизировать свои повседневные бизнес-процессы для достижения максимальной эффективности и производительности.

Особенности системы управления бизнес-процессами (BPMS)

Что делает система BPM?
Система управления бизнес-процессами делает следующее:

• Позволяет создавать сложные бизнес-процессы, охватывающие различные отделы и местоположения;
• Контролирует и поддерживает процессы для обеспечения оптимальной эффективности;
• Модифицирует существующие процессы, позволяя вносить в них изменения по мере роста организации;

Лучшая система управления бизнес-процессами – 10 передовых (+1) характеристик

1. Инструмент визуального построения диаграмм процессов
   Самое важное, на что следует обратить внимание, когда вы думаете о программном обеспечении для управления бизнес-процессами, - это диаграмма процессов. Существует четыре категории моделирования процессов среди инструментов управления бизнес-процессами:
2. Без инструмента моделирования – эти инструменты используют кодирование как способ реализации процесса.
3. Данные собираются через формы пользовательского интерфейса - Информация о бизнес-процессе собирается через формы.
4. Визуальный интерфейс на основе действий – этот вариант отображает весь процесс, включая обработку отказов и исключений на каждом этапе.
5. Визуальный интерфейс на основе бизнес-шагов - Этот вариант похож на третью категорию, но он не беспокоит пользователя всеми тривиальными представлениями угловых случаев. Вместо этого он позволяет пользователю сосредоточиться на основном пути бизнес-процесса, а программное обеспечение автоматически обрабатывает пути исключений при работе.

Если только вы не являетесь жестким программистом, желающим получить неограниченный контроль, четвертый вариант обычно является наилучшим, поскольку он играет на сильных сторонах пользователя и системы. Пользователь знает, как процесс должен протекать каждый раз, а система может предложить наилучший способ структурирования пути.

2. Конструктор форм с перетаскиванием
   Процесс без данных - это как поезд без пассажиров. Каждый бизнес-процесс нуждается в способе переноса полезной нагрузки через процесс. Большинство BPM-систем используют форму как способ сбора и редактирования данных в ходе процесса. Инструменты управления бизнес-процессами должны сделать выбор, для кого они предназначены: для начинающего пользователя или для опытного пользователя. Начинающим пользователям нужно, чтобы все было предельно упрощено и четко прописано. Опытные пользователи хотят иметь возможность настроить форму и заставить ее делать именно то, что они хотят.
   Если вы выберете слишком простой конструктор форм, вы, скорее всего, вырастете из него, но перейти от этой системы будет сложно. Если вы выберете слишком сложный конструктор, ваши пользователи, возможно, никогда не примут его, и он не будет выполнять свою задачу.

3. Контроль доступа на основе ролей
   Если данные в ваших формах и полях являются конфиденциальными, вам нужна система BPM, которая сможет защитить вашу самую важную информацию. Доступ может включать редактирование поля, доступ только для чтения или полное скрытие.
   Большинство BPM-инструментов предлагают определенный контроль доступа в форме, но подумайте о таких ситуациях:

• Вы хотите ограничить доступ к определенному разделу вашей формы только для определенных людей.
• Вы хотите предоставить доступ к определенному разделу целой группе, не вводя всех их имен.
• Вы хотите, чтобы определенные поля отображались только на основе данных, показанных в других полях.
• Вы хотите добиться всего вышеперечисленного на различных этапах или шагах бизнес-процесса.

Выбранная вами BPM-система должен быть способен легко справиться со всеми этими ситуациями.

4. Поддержка мобильных устройств
   Если система BPM, которую вы оцениваете, не имеет поддержки мобильных устройств, по крайней мере, Android и iOS, вам следует немедленно отказаться от нее. Бизнес-процессы будут становиться все более мобильными, а ваши пользователи будут не слишком терпимы к приложениям, доступ к которым они могут получить только сидя за столом.
   Выбирайте облачную BPM-систему, которая поддерживает и предлагает полную функциональность для мобильных пользователей.

5. Мощные функции администратора
   Даже самое лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами иногда застревает, часто из-за каких-то странных действий пользователя. У вас должен быть способ администрирования и редактирования процесса, не требующий каждый раз вызова дорогостоящего консультанта.
   Ваш штатный администратор должен иметь возможность переназначать отдельные задачи, массово переназначать, удалять элементы, переводить элементы в завершенное состояние и редактировать формы, необходимые в бизнес-процессе. Без этих возможностей вы окажетесь во власти программного обеспечения BPM и поведения ваших пользователей.

6. Единый вход в систему (SSO)
Если вы работаете в компании корпоративного уровня, единый вход может быть обязательной функцией для любого нового программного обеспечения в соответствии с вашими ИТ-политиками. SSO позволяет пользователю входить в систему с одним набором учетных данных на нескольких независимых программных платформах. Это помогает ИТ-командам предоставлять доступ и отслеживать активность.
Некоторые системы BPM предлагают функцию Single Sign-On, но их возможности могут быть весьма ограничены. Убедитесь, что они предлагают то, что вам нужно.

7. Интеграция с существующими программными системами
Очень немногие компании могут использовать BPM-решение, которое не может взаимодействовать с другими основными программными системами. Без возможности интеграции вы будете выполнять множество ручных операций по передаче данных туда и обратно, что фактически уничтожает чистый выигрыш от автоматизации. Без мощных интеграций инструменты для управления бизнес-процессами (BPM) будут полностью провальными.
Эти интеграции должны включать в себя подробную поддержку API, веб-крючки, REST API и многое другое.

8. Отчеты и аналитика
Без отличной отчетности BPM-система - это просто инструмент для управления рабочими процессами. Однако многие BPM-инструменты не предлагают готовых к использованию статистических данных или метрик процесса. Кроме того, отчеты по данным форм должны быть мощными и настраиваемыми. Вы должны иметь возможность генерировать отчеты, которые расскажут вам:

• среднее время, необходимое для выполнения отдельных шагов и целых элементов;
• снимок всех открытых элементов;
• как часто элемент отклоняется или перенаправляется.
  Отчеты должны быть не просто экспортированными CSV-файлами. Отличные BPM-инструменты поставляются с настраиваемыми создателями диаграмм, которые позволяют использовать широкий спектр графиков и тепловых карт.

9. Производительность для больших пользовательских баз
Мы живем в эпоху, когда небольшая команда из 3-4 инженеров может собрать продукт и назвать его "лучшей BPM-системой" на своем сайте. Даже если они создали все остальные функции, о которых мы говорили, программное обеспечение работает по-разному, когда у вас 100 пользователей и 1 миллион.
Проведите исследование, чтобы узнать, сколько клиентов у вашего потенциального поставщика программного обеспечения BPM. На каких системах они построили свой продукт? Смогут ли они масштабировать продукт по мере роста пользовательской базы?

10. Показатели эффективности процессов
У всех бизнес-процессов есть сроки, связанные с ними, но не все они соответствуют ожиданиям своевременного выполнения. Подобные ситуации требуют от бизнес-лидеров определить, что является причиной отставания и как это можно улучшить.
Показатели эффективности процессов - это инструмент, который помогает предприятиям выявить проблемы с процессом и принять значимые решения по улучшению неэффективных процессов. В BPM метрики эффективности процесса - это автоматически фиксируемые системные данные, которые оцениваются администратором процесса, чтобы определить, является ли проблема результатом:

• плохого моделирования процесса;
• неудачного выполнения процесса.

11. Совместная работа
Процессы часто требуют контекстных обсуждений, обмена записями совещаний и другого общения, которое должно происходить там же, где и работа.
Совместная работа позволяет поддерживать тесные и целенаправленные обсуждения и дает возможность всей команде вносить свой вклад в улучшение и оптимизацию процессов.

БОНУСНАЯ ФУНКЦИЯ
Расширение возможностей конечного пользователя
Как следует из названия, управление бизнес-процессами в большей степени касается бизнеса и в меньшей - технологий. Однако, даже если бизнес понимает свои потребности, у него обычно нет технологической поддержки для их удовлетворения. В итоге эти пользователи порождают теневые ИТ-проекты. Эти теневые ИТ-проекты часто кажутся хорошими в краткосрочной перспективе, но впоследствии наносят ущерб как бизнес-команде, так и ИТ.
Поэтому при выборе BPM-платформы важно выбрать платформу, которая удобна для бизнеса, практически не требует кодирования и позволяет пользователям создавать собственные процессы и управлять ими при минимальной поддержке ИТ. ИТ-отдел должен владеть платформой, поддерживать администрирование и контролировать доступ к ней. Выбор этого варианта является беспроигрышным как для ИТ, так и для бизнеса.
Область управления бизнес-процессами (BPM) быстро развивается, и постоянно появляются новые программные решения. Прежде чем рассматривать новое BPM-решение, убедитесь, что оно обладает всеми необходимыми вам функциями. Возможно, вам также лучше подойдет комплексное цифровое рабочее место, которое позволяет использовать и менее структурированные